Контакты

1с документооборот встроенная почта. Начальная настройка

После установки конфигурации 1С Документооборот 8 первостепенно необходимо заполнить базу для работы начальными данными. Что в первую очередь заполнить, какие данные вносить, чтобы первые пользователи могли начать работу? Ниже описан план, по которому действовал я, исходя из перерытого материала, и своих ошибок.

Начальная настройка

Базис для плана черпал на инфостаре, но запускал систему с минимальными параметрами, с активацией только самых необходимых функций, с возможностью дальнейшего расширения. Почти все настройки находять в разделе НСИ.
Начало работы с программой 1С Документооборот 8

  • Заголовок системы.
Банально, но необходимо (настройки программы)
  • Виды внутренних документов (Приказ, Заявление и т.д. – определиться с перечнем)
Необходимо изначально добиться от заказчика виды внутренних документов, и, желательно, разграничение работы пользователей с ними

  • Нумераторы внутренних документов (для каждого вида документов можно реализовать, или в разрезе подразделений)
Выяснить, реализовывать нумерацию (префиксы) документов в разрезе подразделений, либо видов документов. Соответственно для каждого вида документа необходимо будет иметь префиксы заранее, до того как будет их вводить.

  • Использование почты (только уведомления или легкая почта)
О специфике использования легкой почты опишу позже, но на начальном этапе я бы посоветовал вообще отказаться от использования почты, ограничившись уведомлениями на почту сотрудника. Но все же стоит согласовать заранее какие средства взаимодействия будут задействованы. Не забудьте выделить системную учетную запись, и настроить параметры подключения, на базе которых можно будет настроить почту для остальных сотрудников.
  • Структура предприятия (Групп пользователей)
Устоявшаяся управленческая иерархия будет отличным подспорьем для разделения полномочий и доступов. Но если же функции различных подразделений пересекаются, на первом этапе стоит ограничится минимальной структурой, с дальнейшим ее расширением. Не стоит фанатично придерживаться правил, если это вреди результату.
  • Структура папок документов
Основоположник разделение доступов к документам, так как папки несут не только смысловую нагрузку, но и ограничения на ознакомление и изменение с документами. Постарайтесь максимально детализировать иерархию.
  • Структура папок файлов (пункт 8.10 стр. 127, Папки подразделений, Общие файлы, Личные папки)
Больше касается личных файлов, шаблонов и файлов, которые будут добавляться вручную. Если вы пока не планируете предоставлять подобный доступ пользователям, можно упустить этот пункт, но все же для начала стоит завести Общую папку для различных потребностей с доступом для всех.
  • Профили групп доступов
Если специфических требований к разделению труда не выдвинуто, стоит остановиться на стартовом составе профилей. Иначе, если требуется разделить людей на тех, кто работают только с внутренними документами, либо делопроизводители будут работать в различными видами документов, тогда стоит вникнуть подробнее и предварительно настроить дополнительные профили.
  • Шаблоны файлов (набор основных документов для создания), права на папку шаблонов только избранному
Если организация планирует использовать шаблоны договоров, приказов и другой документации, можно предварительно получить эти шаблоны и настроить их обработку в базе. Но работу начать можно и без этого.
  • Использование номенклатуры дел (хранение внутренних документов)

Разделение на специфику дел можно определить сразу. Это так же один из разделов настроек, который определяет доступы пользователей к документам.

После того, как вы выяснили у заказчика эти моменты, и выполнили соответствующие настройки базы, можно разрешать вход рабочей группы для обкатки функционала.

Конфигурация 1С:Документооборот поддерживает два основных режима работы с почтой:

  1. Легкая почта - предполагает синхронизацию базы со сторонним почтовым клиентом. То есть, система забирает письма с заданного почтового ящика, и кладет в него свои для отправки. Взаимодействие с почтовым клиентом в это случае идет по интернет-протоколу POP3 или SMTP.
  2. Встроенная почта - в этом случае сама конфигурация выступает почтовым клиентом. Работает по протоколу MAPI. Доступно только в версии КОРП.
Вопрос 08.14 экзамена 1С:Профессионал по Документообороту. С помощью каких внешних почтовых клиентов программа может отправлять и получать почтовые сообщения?
  1. Microsoft Outlook
  2. The Bat
  3. Mozilla Thunderbird
  4. Любые почтовые клиенты, работающие по протоколу MAPI
  5. Верны варианты 1, 2, 3 и 4.
Верный ответ - пятый.

Вопрос 08.02 экзамена 1С:Профессионал по Документообороту. Для настройки использования встроенной почты необходимо выполнить:

  1. в персональных настройках установить флаг "Использовать встроенную почту".
  2. в настройке программы установить флаг "Использовать встроенную почту".
  3. в персональных настройках нажать кнопку "Настройки встроенной почты".
  4. верны варианты 1, 2 и 3.
  5. верны варианты 1, 2
Правильный ответ четвертый, нужно выполнить все действия.

Вопрос 08.03 экзамена 1С:Профессионал по Документообороту. Для настройки использования легкой почты необходимо выполнить:

  1. в настройке программы установить флаг "Использовать почту".
  2. в персональных настройках установить флаг "Использовать легкую почту".
  3. в персональных настройках нажать кнопку "Настройки легкой почты".
  4. верны варианты 2 и 3.
Верный ответ - четвертый. Вообще, для настройки легкой почты нужно выставить указанную галку, и прописать почтовый профиль:

Вопрос 08.05 экзамена 1С:Профессионал по Документообороту. Какие виды профилей доступны для загрузки писем:

  1. SMTP/POP3
  2. Microsoft Outlook
  3. Верны варианты 1, 2 и 3.
Правильный ответ - четвертый. См.скриншот выше.

Вопрос 08.06 экзамена 1С:Профессионал по Документообороту. Какие виды профилей доступны для отправки писем:

  1. SMTP/POP3
  2. Microsoft Outlook, The Bat, Mozilla Thunderbird
  3. Верны варианты 1 и 3
  4. Верны варианты 1, 2 и 3.
Правильный ответ - пятый. Доступны все варианты:

Вопрос 08.01 экзамена 1С:Профессионал по Документообороту. В форме настройки легкой почты можно настроить:

  1. подпись, которая будет добавляться в текст письма при создании
  2. вариант отправки файла взаимодействия СЭД
  3. вариант отправки ЭЦП в создаваемом письме
  4. профили для загрузки и отправки почты
  5. верны все варианты.
Правильный ответ - пятый. О профилях см. выше, а такпже в настройках указываются подпись, выбор ЭЦП, и вариант взаимодействия с СЭД:

Вопрос 08.04 экзамена 1С:Профессионал по Документообороту.

  1. по команде "Загрузка электронной почты" в разделе "Документы и файлы".
  2. по команде "Загрузка электронной почты" в разделе "Совместная работа".
  3. автоматически регламентным заданием с интервалом 5 минут.
  4. автоматически регламентным заданием, интервал загрузки почты настраивается администратором.
  5. верны варианты 1 и 4.
Верный ответ - пятый. Рег.задание есть, как и указанное меню:
Вопрос 08.09 экзамена 1С:Профессионал по Документообороту. После создания документов в обработке "Загрузка электронной почты":
  1. если был использован профиль POP3/SMTP, письма в почтовом ящике удаляются
  2. если был использован профиль MAPI, то письма помечаются как прочтенные
  3. письма в почтовом ящике никогда НЕ удаляются
  4. верны варианты 1 и 2.
  5. верны варианты 2 и 3
Верный ответ - четвертый.

Вопрос 08.11 экзамена 1С:Профессионал по Документообороту. При отправке писем с помощью внешнего почтового клиента:

  1. в карточке нового письма можно выбрать почтовый профиль, который должен быть использован при отправке.
  2. если используется профиль POP3/SMTP, то в карточке доступна кнопка "Отправить".
  3. если используются профили MAPI, Microsoft Outlook, The Bat, Mozilla Thunderbird, то доступна кнопка "Создать письмо".
  4. верны варианты 2 и 3.
  5. верны варианты 1, 2 и 3.
Верный ответ - пятый.

Вопрос 08.08 экзамена 1С:Профессионал по Документообороту. По команде "Создать письмо":

  1. открывается карточка письма в соответствующей почтовой программе.
  2. открывается карточка письма встроенной почты.
  3. выполняется создание и отправление письма в соответствующей почтовой программе.

Конфигурация 1С:Документооборот поддерживает два основных режима работы с почтой:

  1. Легкая почта - предполагает синхронизацию базы со сторонним почтовым клиентом. То есть, система забирает письма с заданного почтового ящика, и кладет в него свои для отправки. Взаимодействие с почтовым клиентом в это случае идет по интернет-протоколу POP3 или SMTP.
  2. Встроенная почта - в этом случае сама конфигурация выступает почтовым клиентом. Работает по протоколу MAPI. Доступно только в версии КОРП.
Вопрос 08.14 экзамена 1С:Профессионал по Документообороту. С помощью каких внешних почтовых клиентов программа может отправлять и получать почтовые сообщения?
  1. Microsoft Outlook
  2. The Bat
  3. Mozilla Thunderbird
  4. Любые почтовые клиенты, работающие по протоколу MAPI
  5. Верны варианты 1, 2, 3 и 4.
Верный ответ - пятый.

Вопрос 08.02 экзамена 1С:Профессионал по Документообороту. Для настройки использования встроенной почты необходимо выполнить:

  1. в персональных настройках установить флаг "Использовать встроенную почту".
  2. в настройке программы установить флаг "Использовать встроенную почту".
  3. в персональных настройках нажать кнопку "Настройки встроенной почты".
  4. верны варианты 1, 2 и 3.
  5. верны варианты 1, 2
Правильный ответ четвертый, нужно выполнить все действия.

Вопрос 08.03 экзамена 1С:Профессионал по Документообороту. Для настройки использования легкой почты необходимо выполнить:

  1. в настройке программы установить флаг "Использовать почту".
  2. в персональных настройках установить флаг "Использовать легкую почту".
  3. в персональных настройках нажать кнопку "Настройки легкой почты".
  4. верны варианты 2 и 3.
Верный ответ - четвертый. Вообще, для настройки легкой почты нужно выставить указанную галку, и прописать почтовый профиль:

Вопрос 08.05 экзамена 1С:Профессионал по Документообороту. Какие виды профилей доступны для загрузки писем:

  1. SMTP/POP3
  2. Microsoft Outlook
  3. Верны варианты 1, 2 и 3.
Правильный ответ - четвертый. См.скриншот выше.

Вопрос 08.06 экзамена 1С:Профессионал по Документообороту. Какие виды профилей доступны для отправки писем:

  1. SMTP/POP3
  2. Microsoft Outlook, The Bat, Mozilla Thunderbird
  3. Верны варианты 1 и 3
  4. Верны варианты 1, 2 и 3.
Правильный ответ - пятый. Доступны все варианты:

Вопрос 08.01 экзамена 1С:Профессионал по Документообороту. В форме настройки легкой почты можно настроить:

  1. подпись, которая будет добавляться в текст письма при создании
  2. вариант отправки файла взаимодействия СЭД
  3. вариант отправки ЭЦП в создаваемом письме
  4. профили для загрузки и отправки почты
  5. верны все варианты.
Правильный ответ - пятый. О профилях см. выше, а такпже в настройках указываются подпись, выбор ЭЦП, и вариант взаимодействия с СЭД:

Вопрос 08.04 экзамена 1С:Профессионал по Документообороту.

  1. по команде "Загрузка электронной почты" в разделе "Документы и файлы".
  2. по команде "Загрузка электронной почты" в разделе "Совместная работа".
  3. автоматически регламентным заданием с интервалом 5 минут.
  4. автоматически регламентным заданием, интервал загрузки почты настраивается администратором.
  5. верны варианты 1 и 4.
Верный ответ - пятый. Рег.задание есть, как и указанное меню:
Вопрос 08.09 экзамена 1С:Профессионал по Документообороту. После создания документов в обработке "Загрузка электронной почты":
  1. если был использован профиль POP3/SMTP, письма в почтовом ящике удаляются
  2. если был использован профиль MAPI, то письма помечаются как прочтенные
  3. письма в почтовом ящике никогда НЕ удаляются
  4. верны варианты 1 и 2.
  5. верны варианты 2 и 3
Верный ответ - четвертый.

Вопрос 08.11 экзамена 1С:Профессионал по Документообороту. При отправке писем с помощью внешнего почтового клиента:

  1. в карточке нового письма можно выбрать почтовый профиль, который должен быть использован при отправке.
  2. если используется профиль POP3/SMTP, то в карточке доступна кнопка "Отправить".
  3. если используются профили MAPI, Microsoft Outlook, The Bat, Mozilla Thunderbird, то доступна кнопка "Создать письмо".
  4. верны варианты 2 и 3.
  5. верны варианты 1, 2 и 3.
Верный ответ - пятый.

Вопрос 08.08 экзамена 1С:Профессионал по Документообороту. По команде "Создать письмо":

  1. открывается карточка письма в соответствующей почтовой программе.
  2. открывается карточка письма встроенной почты.
  3. выполняется создание и отправление письма в соответствующей почтовой программе.

Анализ данных и KPI
Расширение возможностей "1С:Документооборот КОРП" и других программ

Анализ бизнес-процессов, задач и документов из базы "1С:Документооборот" и других. Консолидированная отчетность.

Построение и мониторинг сложных показателей KPI на основе информации из разных баз данных "1С:Предприятие 8"

Веб-клиент и электронная почта 1С

«1С:Документооборот КОРП» поддерживает многопользовательскую работу в локальной сети или через Интернет, в том числе и через веб-браузеры. Это позволяет, например, подключить к работе клиентов или сотрудников, находящихся в данный момент вне офиса.

Любой документ или файл «1С:Документооборот КОРП» можно отправить по электронной почте непосредственно из программы. При отправке входящих и исходящих документов почтовый адрес получателя подставляется автоматически из адреса соответствующего контактного лица или корреспондента.

Также в программе поддерживается:

  • Загрузка входящих или внутренних документов,
  • Автоматическая привязка к корреспонденту по адресу почты,

Зарегистрированные пользователи могут обновлять программу через Интернет.

Механизмы «1С:Документооборот КОРП», которые не поддерживаются в веб-клиенте

Встроенная почта

  • Автоматическое сохранение текстов писем
  • Отображение фотографий сотрудников
  • Автоподбор по первым символам при выборе адресата в исходящем письме
  • Вставка картинки из буфера в текст письма
  • Проверка орфографии

Работа с файлами

  • В веб-клиенте требуется подтверждение при выполнении различных действий с файлами (открытие, сохранение на диск, редактирование и т.п.)
  • Если не установлено расширение работы с файлами, то при выполнении основных операций (открыть, редактировать, закончить редактирование) нужно вручную указывать, куда сохранить (откуда загрузить) файл
  • Извлечение текста файла на клиенте
  • Работа с рабочим каталогом файлов (без установленного расширения работы с файлами)
  • Открытие файлов в самой программе (mxl)
  • Открытие файлов *.dot, *.dotx, *.pot, *.potx, *.xlt, *.xltx, *.ott, *.stw, *.ots, *.stc, *.otp, *.sti
  • Сравнение версий файлов
  • Импорт файлов в список файлов и документов
  • Экспорт папок файлов
  • Импорт папок файлов
  • Перетаскивание (drag-n-drop) файлов из диска в программу
  • Автоматическое извлечение текстов (обработка)
  • Автоматическое распознавание изображений (обработка)
  • Автозаполнение шаблонов файлов *.doc
  • Групповое сохранение файлов документов
Понравилась статья? Поделитесь ей