Контакты

Ввод данных в поля форм. Создание шаблонов документов с использованием полей формы в текстовом редакторе Word

Форма - это структурированный документ с незаполненными областями (полями формы), в которые вводятся данные. Данные могут вводиться непосредственно с клавиатуры или выбираться в раскрывающихся списках. Пользователь может создать форму, а другие пользователи заполнят ее в Microsoft Word. Затем можно обработать собранные сведения.

Например, можно создать электронную форму заявки на участие в конференции (рис. 1.74 ).

увеличить изображение Рис. 1.74. Заявка на участие в конференции

Для создания и настройки параметров форм удобно пользоваться панелью инструментов Формы. При создании и работе с формами, как правило, должна быть нажата кнопка Затенение полей формы . Затенение полей формы позволяет легко находить на экране поля, которые требуется заполнить, однако это затенение не выводится при печати.

Форма состоит из постоянной части и полей.

Постоянная часть может содержать текст, таблицы, рисунки и др. объекты. Постоянная часть при заполнении формы остается неизменной.

Поля предназначены для заполнения пользователем. В форме можно использовать текстовые поля, поля с раскрывающими списками и флажки.

Заполнение формы возможно только после установки соответствующей защиты документа.

Создание постоянной части формы

Первым этапом создания формы является создание и оформление постоянной части. Для структурирования и организации данных на странице удобно пользоваться таблицами и рамками.

Документ создается и оформляется в обычном порядке. Например, для электронной формы, представленной на рис. 1.74 , можно создать таблицу, в ней соответствующим образом объединить и разбить ячейки, установить требуемую высоту строк, удалить обрамление границ. Установить параметры шрифта.

Образец документа приведен на рис. 1.75 .


увеличить изображение Рис. 1.75. Постоянная часть формы заявки на участие в конференции

Вставка полей в форму Текстовые поля

Текстовые поля предназначены для ввода данных в форму с использованием клавиатуры или вставкой из буфера обмена.

    Установите курсор в месте вставки.

    Во вкладке Разработчик в группеЭлементы управления нажмите кнопкуИнструменты из предыдущих версий и выберите элементПоле (рис. 1.76 ).


увеличить изображение Рис. 1.76. Добавление поля

    Поле отобразится как серый прямоугольник (рис. 1.77 ).


увеличить изображение Рис. 1.77. Поле в документе

Для настройки параметров поля нажмите кнопку Свойства во вкладкеРазработчик в группеЭлементы управления (см.рис. 1.77 ) или дважды щелкните по нему мышью. В окнеПараметры текстового поля (рис. 1.78 ) установите требуемые параметры.


Рис. 1.78. Настройка параметров текстового поля

В раскрывающемся списке Тип выберите тип данных, которые будут вводиться в поле. Текстовое поле может содержать разные типы данных. Выбор правильного типа данных, с одной стороны, облегчит последующее заполнение формы, а с другой стороны, воспрепятствует неправильному заполнению.

Тип Обычный текст предназначен для полей, в которые может вводиться различная информация: текст, числа, даты и т.д.

В поле Текст по умолчанию можно ввести текст, который первоначально будет отображен в поле формы. Например, если в поле надо указать название города и в большинстве случаев это будетМосква , то этот текст можно назначить используемым по умолчанию

В счетчике Максимальная длина можно установить ограничение на количество вводимых символов от1 добез ограничений (фактически максимальное количество символов 32676).

В раскрывающемся списке Формат текста можно выбрать принудительную установку регистра вводимого текста (Прописные буквы ,Строчные буквы ,Первая прописная ,Первые прописные ).

Тип Число предназначен для полей, в которые допускается вводить только числовые данные. При заполнении формы в поле можно ввести и текст, но при переходе к следующему полю введенный текст автоматически уничтожается. Если в поле ввести число и текст, то останется только введенное число. Если ввести только текст, то вместо текста в поле будет отображен 0 (ноль) или число, установленное по умолчанию.

В поле Число по умолчанию можно ввести число, которое первоначально будет отображено в поле формы. Например, если в поле надо указать количество дней проживания и в большинстве случаев это будет5 , то это число можно назначить используемым по умолчанию

В счетчике Максимальная длина можно установить ограничение на количество вводимых цифр от1 добез ограничений (фактически максимальное количество цифр 32676).

В раскрывающемся списке Формат числа можно выбрать числовой формат отображаемого числа. Например, при установке формата0 число в поле будет отображена только целая часть числа, независимо от введенного количества знаков после запятой. При формате0,00 в поле будет отображено число с двумя знаками после запятой, независимо от введенного количества цифр десятичных разрядов; при отсутствии дробной части будут отображены нули.

Тип Дата предназначен для полей, в которые допускается вводить только даты и/или время.

В поле Дата по умолчанию можно ввести дату, которая первоначально будет отображена в поле формы.

В счетчике Максимальная длина можно установить ограничение на количество вводимых знаков от1 добез ограничений (фактически максимальное количество цифр 32676).

В раскрывающемся списке Формат даты можно выбрать числовой формат отображаемой даты/времени, который будет использован независимо от введенных значений (при условии правильности вводимой инфоромации). Например, если для поля установить форматdddd, d MMMM yyyy "г." , то при вводе даты в кратком формате1.12.08 она будет отображена каксуббота, 1 декабря 2008 г.

Тип Текущая дата предназначен для полей, в которых должна быть отображена текущая дата. Ввод данных в это поле невозможен, Но можно установить числовой формат отображаемой даты, в том числе с отображением текущего времени.

Тип Текущее время предназначен для полей, в которых должно быть отображено текущее время. Ввод данных в это поле невозможен, Но можно установить числовой формат отображаемой времени, в том числе с отображением текущей даты.

Тип Вычисление использует поле= (Формула) и предназначен для вычислений. Заполнение или изменение этого поля невозможно.

Основой каждого документа является шаблон. Шаблон – это набор параметров форматирования текста, абзацев, списков, элементов автотекста, макросов.

Редактор Word имеет стандартный шаблон Normal, который загружается при открытии нового документа. Кроме того он имеет большое количество других шаблонов для создания записок, факсов, писем, публикаций и т. п. Чтобы найти требуемый шаблон, введите команду Создать, открывается окно диалога. Выберите подходящую по содержанию закладку, выберите в списке шаблонов нужный шаблон и щелкните по кнопке ОК. Шаблон может содержать поля ввода с текстом, который нужно заменить на свой, например, название организации, домашний адрес и т. п.

В документ можно вставлять поля различного вида с помощью команды Вставка, Поле или панели инструментов Форма. Ограничимся рассмотрением тех полей, которые расположены на панели управления Форма.

Панель управления Форма вызывается командой Вид, Панели управления , установить флажок Формы . Поля формы панели имеют следующее значение:

- текстовое поле служит для вставки текста, чисел, дат и времени;

- флажок – предназначен для вставки элементов управления Флажок. Флажок может иметь два состояния: установлен или снят;

- список служит для ввода данных из списка;

- параметры поля формы служат для настройки свойств полей формы;

- затенение – предназначено для выделения полей формы серым цветом;

- защита – обеспечивает защиту постоянной информации от изменения. После установки защиты курсор будет перемещаться только по полям формы.

Другие элементы управления на панели инструментов Формы не являются полями формы.

Для установки поля формы в документ установите курсор в точку ввода и щелкните мышью по требуемой кнопке на панели инструментов Формы. Для удаления поля формы выделите его мышью и нажмите клавишу Del.

Параметры Текстового поля

После установки текстового поля в документ нужно, при необходимости, настроить его параметры. Окно настройки параметров вызывается щелчком мыши по соответствующей кнопке на панели инструментов, двойным щелчком мыши по полю формы или через контекстное меню. Окно настройки параметров имеет несколько списков и строку ввода. Список “Тип” позволяет установить тип поля: обычный текст, число, дата, время или вычисления. Счетчик “Максимальная длина” позволяет установить ограничения на длину поля формы. Список “Формат” позволяет устанавливать формат текста, даты, времени или числа. Строка ввода “Текст по умолчанию” позволяет вводить, в зависимости от установленного типа, текст, число, дату или формулу. Для каждого поля формы автоматически формируется закладка.



Окно настройки параметров поля со списком позволяет вводить данные в список, а также изменять порядок следования элементов списка с помощью кнопок порядок.

Пример создания шаблона

Предположим, что нам нужно вести учет спортсменов, прибывающих на соревнование по легкой атлетике. При этом требуются отразить следующие сведения: фамилия, имя, отчество, домашний адрес, номер телефона, дата рождения, возрастная группа, вид соревнования, семейное положение, дистанция, личные достижения, является ли обладателем рекордов: мирового, европейского, республиканского.

Порядок работы:

1. Введите команду Файл, Создать. В окне диалога Создание документа щелкните по кнопке Новый документ, установите переключатель Шаблон и щелкните по кнопке ОК.

2. Введите неизменяемую часть информации (Заголовки, таблицу, текст, рисунки и др.).

3. Вставьте поля формы и настройте их свойства:

по умолчанию Стадион “Динамо”;

Дата – поле типа Дата, длина 15, с шаблоном и примером заполнения;

Время – текстовое поле, длина 10, заполнено по умолчанию;

Возрастная группа – поле со списком;

Место проведения соревнований:

Дата: Время:

4. Установите защиту.

Файл сохраняется по умолчанию с расширением.dot в папке Шаблоны.

Анкета участника соревнований

Место проведения соревнований: Стадион "Динамо"

Дата: 08/06/04 Время: 10 часов

Использование шаблона

Шаблон после сохранения попадает в список документов на закладке “Общие” окна диалога “Создание документа”. Для использования шаблона введите команду Файл, Создать . Выделите в окне диалога “Создание документа” на закладке “Общие” созданный вами шаблон, установите переключатель Документ и щелкните по кнопке ОК. После этого заполните поля формы. Сохраните документ на диске и, при необходимости, напечатайте.

Для редактирования шаблона введите команду Файл, Создать , выделите в окне диалога “Создание документа” шаблон, установите переключатель Шаблон и щелкните по кнопке ОК. Вызовите панель инструментов Формы и снимите защиту. Теперь можно приступать к редактированию шаблона.

Создание шаблонов документов

с использованием полей формы в текстовом редакторе Word

1 Цель работы

Целью данной работы является изучение принципов работы с шаблонами в текстовом редакторе Word.

2 Задачи работы

Задачей работы является создание шаблона, полей форм и документа на их основе.

3.1 Создать шаблон документа (см. приложение А).

3.2 Защитить шаблон от изменений.

3.4 Создать документ на основе шаблона. Заполнить поля, посмотреть, как работают флажки и списки. Показать результат преподавателю.

4.1 Название работы и ее задачи.

4.2 Основные этапы работы и результаты их выполнения.

4.3 Ответы на указанные преподавателем контрольные вопросы из пункта 7.

5 Теоретические положения

5 .1 Понятие шаблонов документов

Шаблон - это тип документа, при открытии которого создается его копия. В Microsoft Office Word 2007 шаблон может иметь расширение dotx или dotm (файл типа dotm позволяет выполнять макросы в файле).

Например, бизнес-план - распространенный документ, часто создаваемый в Word. Вместо создания структуры бизнес-плана с самого начала можно использовать шаблон со стандартным макетом страницы, шрифтами, полями и стилями. Остается лишь открыть шаблон и заполнить документ соответствующим текстом и данными. При сохранении в виде файла. docx или. docm документ сохраняется отдельно от шаблона, на котором он основан.

Шаблоны - это обычные документы, но содержащие рекомендуемые разделы или обязательный текст, а также элементы управления содержимым, такие как стандартный раскрывающийся список или специальная эмблема. Можно добавить защиту для раздела шаблона или можно применить к шаблону пароль, защищающий содержимое шаблона от изменений.

Шаблоны Word для большинства видов документов можно найти на веб-узле Microsoft Office Online. При наличии подключения к Интернету нажмите кнопку Microsoft Office Налоговая декларация" href="/text/category/nalogovaya_deklaratciya/" rel="bookmark">налоговой декларации , лучше всего создавать в программах, предназначенных для создания форм, например в Microsoft Office InfoPath 2007.

5.2 Создание шаблонов документов

1. Нажмите кнопку Microsoft Office http://pandia.ru/text/78/208/images/image001_239.gif" width="31" height="31 src=">, а затем выберите командуСохранить как .

5. В диалоговом окне Сохранение документа выберите Надежные шаблоны .

6. Выберите имя файла для нового шаблона, в списке Тип файла выберите Шаблон Word и нажмите кнопку Сохранить .

7. Закройте шаблон.

5.3 Редактирование шаблона

ДОБАВЛЕНИЕ ЭЛЕМЕНТОВ УПРАВЛЕНИЯ СОДЕРЖИМЫМ

1. Нажмите кнопку Microsoft Office http://pandia.ru/text/78/208/images/image001_239.gif" width="31" height="31 src=">, выберите команду Преобразовать и нажмите кнопку ОК . После преобразования документа сохраните его.

6. Выберите элемент управления содержимым в документе и щелкнитеСвойства в группе Элементы управления .

7. В диалоговом окне укажите, может ли элемент управления содержимым быть удален или изменен другим пользователем, использующим шаблон.

8. Чтобы работать с несколькими элементами управления содержимым или несколькими абзацами текста как с одним объектом, выберите эти элементы управления или текст и затем выберите Группировать в группе Элементы управления .

Например, пусть имеется отказ от ответственности, состоящий из трех абзацев. После группирования этих трёх абзацев командой Группировать отказ от ответственности не может быть изменен и может быть удален только как группа.

ДОБАВЛЕНИЕ К ШАБЛОНУ ПОЯСНИТЕЛЬНОГО ТЕКСТА

Инструкции по заполнению элементов управления содержимым, добавленных к шаблону, значительно облегчают работу с документом. Эти инструкции заменяются содержимым при использовании шаблона.

1. На вкладке Разработка в группе Элементы управления выберите пункт Режим конструктора .

2. Если элемент управления содержимым еще не добавлен к документу, щелкните в месте вставки элемент управления и затем щелкните элемент управления.

ПРИМЕЧАНИЕ. Если элементы управления содержимым недоступны, возможно, открыт документ, созданный с помощью более ранней версии Word. Чтобы можно было использовать элементы управления содержимым, следует преобразовать документ в формат файла Word 2007: нажмите кнопку Microsoft Office Колл" href="/text/category/koll/" rel="bookmark">коллекциях и могут быть в любое время доступны для многократного использования. Стандартные блоки можно также хранить и распространять с помощью шаблонов. Например, можно создать шаблон отчета, содержащий два типа сопроводительных писем, которые пользователи смогут выбрать при создании отчета на основе данного шаблона.

1. Сохраните и закройте шаблон, разработанный с учетом определенных потребностей, к которому требуется добавить стандартные блоки для выбора пользователями шаблона.

2. Откройте шаблон.

Держите открытым шаблон, к которому требуется добавить стандартные блоки.

3. Создайте стандартные блоки, которые нужно предоставить пользователям шаблона.

При вводе сведений в диалоговом окне Создание нового стандартного блока в поле Сохранить в выберите имя шаблона.

4. Распространение шаблона

При отправке шаблона или предоставлении доступа к нему другим способом стандартные блоки, сохраненные с шаблоном, будут доступны в заданных коллекциях.

ЗАПРЕТ ИЗМЕНЕНИЙ В ШАБЛОНЕ

К отдельным элементам управления содержимым в шаблоне можно добавить защиту, чтобы запретить удаление или редактирование определенных элементов управления содержимым или группы элементов управления. Можно также защитить все содержимое шаблона паролем.

ЗАЩИТА ЭЛЕМЕНТОВ ШАБЛОНА

1. Откройте шаблон, к которому нужно добавить защиту.

2. Выберите элементы управления содержимым или группу элементов управления, изменения которых требуется запретить.

3. На вкладке Разработка в группе Элементы управления выберите пункт Свойства .

4. В диалоговом окне Свойства элемента управления содержимым в разделе Блокировка выполните любое из следующих действий.

· Установите флажок Элемент управления содержимым нельзя удалить . Это позволит изменять содержимое элемента управления, но сам элемент управления нельзя будет удалить из шаблона или созданного с его помощью документа.

· Установите флажок Содержимое нельзя редактировать . Это позволит удалить элемент управления, но редактировать содержимое в элементе управления будет запрещено.

Эти параметры можно использовать для защиты текста, если он включен в шаблон. Например, если часто добавляется отказ от ответственности, защита гарантирует неизменность текста и в то же время позволяет удалить отказ от ответственности в документах, где он не нужен.

ЗАЩИТА ВСЕГО СОДЕРЖИМОГО ШАБЛОНА

1. Откройте шаблон, который нужно защитить от изменений.

2. На вкладке Разработка в группе Защита выберите команду Защитить документ и затем щелкните Ограничить форматирование и редактирование .

3. В области задач Защита документа в группе Ограничения на редактирование установите флажок Разрешить только указанный способ редактирования документа .

4. В списке ограничений редактирования выберите нужные ограничения.

5. Для установки дополнительных параметров ограничений, например указания пользователей, имеющих права на чтение и изменение документа, щелкните Ограничить разрешение .

Параметры ограничений включают установку даты окончания срока действия для документа и разрешение на копирование его содержимого.

6. В разделе Включить защиту щелкните Да, включить защиту .

7. Для установки пароля на документ и предоставления знающим пароль пользователям возможности снять защиту введите пароль в полеНовый пароль (необязательно) , а затем подтвердите его.

ВАЖНО. Если пароль не задан, установленные ограничения могут быть изменены любым пользователем.

6.1 Для создания постоянной части шаблонанеобходимов меню Файл выполнить команду Создать, в диалоговом окне Создание документа задать установку Шаблон и подтвердить установленный по умолчанию тип шаблона - Обычный .

Ввести название формы шаблона (см. приложение А), для чего необходимо использовать шрифт Times New Roman, 14 пт, разряженный (2 пт), полужирный.

Ввести в документ неизменяемый текст (см. приложение А) и отформатировать его.

Для заполнения модифицируемой части документа выполнить размещение полей типа Текст, типа Список, типа флажок.

Для этого вывести на экран панель инструментов Форма командой Вид/Панели инструментов , затем установить курсор в место вставки поля и использовать соответствующую кнопку панели Форма для вставки поля в документ.

Для того чтобы вставить дату как поле в качестве поля необходимо установить курсор в место вставки поля и выполнить вставку поля командой Вставка/Дата и Время/Дата .

6.2 Для защиты шаблона от изменений выполнить команду Сервис / Установить защиту... При этом задать установку разрешения Ввода только в Поля форм .

6.3 Для сохранения шаблона документа в файле выполнить команду Файл/Сохранить как, указать имя файла, а расширение файла оставить установленным по умолчанию для шаблона (.dot), (диск и папку размещения файла с шаблоном оставить без изменений).

6.4 Для создания документа на основе шаблона исполнить команду Файл/Создать , в окне Создание документа установить флажок Создать в положение Документ и в перечне названий шаблонов выбрать имя только что созданного шаблона. Заполнить анкету на одного конкретного студента, например, .

7 КОНТРОЛЬНЫЕ ВОПРОСЫ

1) Что понимают под шаблоном документа?

2) Как создать шаблон?

3) Какие виды полей формы существуют?

4) Поля каких типов используются в шаблонах?

5) Как создать поле формы список?

6) Какие типы текстовых полей бывают?

7) Как создать документ на основе шаблона?

8) Как выполняется внесение изменений в шаблон?

9) Как защитить шаблон от изменений?

Понравилась статья? Поделитесь ей